TAsystem
TA-system – funktioner
Vilka funktioner bör förekomma i ett TA-system? Svaret är att det beror på vad din verksamhet kräver. Olika verksamheter har olika dagliga procedurer och det är viktigt att reflektera över vilka delar som måste förbättras. Men det finns givetvis en del grundfunktioner som de allra flesta TA-system tillhandahåller. De två absolut främsta är naturligtvis att administrera transporter och boka transporter. Utifrån dessa grundfunktioner är det därpå möjligt att välja till övriga lämpliga funktioner för verksamheten. Länk till mer info följer: ‘https://bratasystem.se
Men det primära med ett TA-system är ändå att boka transporter. Rent praktiskt går det till på så vis att man matar in det kundnummer för aktuell transportör för att utföra en beställning. Systemet förmedlar i sin tur till transportörerna vem som står bakom beställningen. Gränssnittet i systemet är vanligtvis oerhört enkelt, och det är likaså genomförbart att boka in fler än en transportör.
TA-systemet hjälper användaren att hålla koll på till exempel vissa vikter gällande ett visst kollislag. Skulle inadekvat information fyllas i så hjälper systemet att justera så man håller sig inom tillåtna gränser. Faktum är att den här funktionen är ett avsevärt kraftfullt skäl till att köpa ett TA-system till sin verksamhet.
I frånvaro av ett TA-system så kan det onekligen bli fel på grund av mänskliga faktorer. Transportörer kräver nämligen ibland straffavgifter. Felbokningar kan med andra ord bli dyra, vilket på sikt kan skada en verksamhets ekonomi ganska mycket. Inte nog så brukar transportörer begära ekonomiskt tillägg för till exempel telefonbokning alternativt övrigt manuell beställning.
I ett TA-system finns det möjlighet att göra dina transportbokningar effektivare till skillnad från vanliga bokningsportaler. Till exempel kan man använda sig av en del mallar, adressböcker samt en rad övriga inställningar. Det medför naturligtvis att mycket manuellt arbete elimineras. De mer avancerade systemen möjliggör också hantering av olika behörigheter. I ett större bolag kanske alla inte ges samma behörighet att utföra vissa åtgärder.
TA-systemet ser även till att samtliga dokument som hanteras är i korrekt standard samt i ett format som godkänns av transportörer. Det kan exempelvis handla om adressetiketter samt fraktsedlar. Det man bör beakta är att en del system debiterar extra för att skriva ut dokumenten mer än en gång.
Att följa upp dina transportflöden med stöd av TA-systemet är en okomplicerad sak tack vare all lagrad upplysning som systemet hanterar. Bland annat finns det möjlighet att bläddra i historik om det skulle uppkomma oklarheter kring vad som blivit skickat för olika transporter. Håll koll på när och var din transport levereras. TA-systemet visar alltid den senaste statusen i systemet. Transportören äger nämligen möjlighet att hålla systemet uppdaterat om frakten.
Med enkelhet kan den tillgängliga informationen också sammaställas till behjälplig statistik för verksamheten. Det är verkligen ett optimalt sätt för att förbättra arbetet med transporter och givetvis även ett enastående sätt för att spara pengar. Fullständig koll och översyn med andra ord.
Notiser om transporter kan ställas in så de sänds genom antingen e-post alternativt sms. Att tillämpa dessa typer av aviseringar är ett bra sätt att delge en mottagare av en sändning. Det brukar vara möjligt att flexibelt skapa sina aviseringar.
Att tänka på inför valet av TA-system
Att välja TA-system till sin rörelse är ett rejält steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därnäst välja rätt system. Naturligtvis finns det ett stort antal faktorer att fundera på inför valet av TA-system. Mer information: eufrakten.se
Det är inte enbart de tekniska funktionerna som bör vara bestämmande när ett TA-system ska inhandlas. Vem vill ha ett system som hela tiden krånglar? På samma vis som man vill att motorn i bilen ska vara tillförlitlig och bidra till otaliga felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara tillförlitligt. Det är ju extremt angeläget att systemet ständigt är tillgängligt samt att det inte ideligen drabbas av driftfel. Om systemet är ur funktion fungerar ju inte det viktigaste, d.v.s. att reservera transporter.
Det kan bli mycket dyrt och arbetsamt om verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i många led. Den som vill vara riktigt säker på att få ett stabilt och säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en trygghet i sig därför att de är bra utarbetade och har förmodligen gått igenom omfattande uppdateringar under tiden systemet funnits på marknaden.
Det som är definitiv avgörande, eller i alla fall ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Trots att det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att hamna så tätt som möjligt. Den procentuella siffran uppger i vilken utsträckning TA-systemets servrar är verksamma. Att tänka på upptiden är extra angeläget om organisationen är omfattande och TA-systemet används av många olika administratörer.
Tänk på att ta fram en prognos för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att ändras i framtiden och det måste självfallet även TA-systemet vara beredd på. Således måste företaget räkna med vilka behov som tvingas mötas i nuläget, men även i framtiden.
För att ta fram en fullgod behovsanalys måste somliga fundamentala frågor redas ut samt analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara kopplade till systemet? Ytterligare relevanta frågor är om de vanligaste transportörerna är kopplade till systemet samt ifall det är möjligt att addera transportörer som inte redan finns i systemet.
Den som ändå är tvekande i sin prognos gör riktigt i att välja ett grundpaket. Det är viktigt att det är ett paket som enkelt samt smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidsödande och en obehövlig procedur att byta ut TA-system helt och hållet.
Men den som verkligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer avancerad funktionalitet, ges givetvis möjlighet att uträtta mer än endast boka transporter. Det ultimata är att ringa och samtala med leverantörer samt kolla upp vilka möjligheter som finns. Det kan till exempel handla om olika prisfunktioner, ytterligare aviseringsmöjligheter samt integrationer till e-handelssystem alternativt affärssystem och mycket mer.
I övrigt är det oerhört positivt ifall det ingår support för TA-systemet. En bra support bör vara snabb och tillförlitlig därtill ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.